如何运行有效的会议日程以获得最大生产力

任何曾经在办公室工作过的人都知道，每两个小时将您的团队拉进会议室以提供状态更新、查看已发送的电子邮件或为同事唱生日快乐歌对生产力的影响是多么严重。

您可能会想，“一整天都在进行 30 分钟的会议有什么害处？ 此外，我们应该做什么——不沟通？”

我们将进入下面的第二部分，但至于全天几个 30 分钟会议的危害，请考虑这一点。

最近对 180 多名高级管理人员进行的《哈佛商业评论》调查发现如下：

• 65% 的人表示开会阻碍了他们完成自己的工作。
• 71% 的人表示会议效率低下。
• 64% 的受访者表示开会是以牺牲深入思考为代价的。

这些毫无成效的会议每年给美国经济造成数千亿美元的损失。

那么，谁应对所有这些烦人的、昂贵的、动摇的会议负责呢？

你是。

作为项目经理和小型企业负责人，您是团队生产力和不必要的会议之间的第一道防线。 但尽管有时会让人分心，但在情况需要时召开一些会议是必要的。

小型企业领导和项目经理可以取消一些会议并合并其他会议，从而大大减少坐在会议室中浪费的时间，从而提高员工的工作效率。

这是一个项目经理的指南，用于运行有效的会议日程以实现最大生产力。

在计划会议之前要问自己的 5 个问题

团队需要沟通，但过多的会议会降低员工效率，这对小型企业的发展至关重要。

为了避免这种负面影响，我建议在将任何会议添加到日历之前坐下来问自己以下五个问题：

跳到：

我们为什么要开这个会议？
这次会议可以是电子邮件吗？
这些会议可以合并吗？
谁需要参加这次会议？
这个会议需要多长时间？
关于如何召开有效会议的一些技巧

1. 我们为什么要开这个会议？

如果您无法提出明确的可交付成果，例如确定关键目标或回答特定问题，则不应召开会议。

例如，如果会议的目的是发布公告或分享状态更新或现场反馈，则有更高效、更省时的方法来达到这些目的，例如发送电子邮件或使用项目管理软件进行协作.

如果您无法为会议提出具体目标，请取消或更换会议。

2. 这个会议可以是电子邮件吗？

让多人进入一个房间或进行视频通话需要大量时间和协调。 另一方面，发送一封可以实现相同目标的电子邮件只需要几分钟。

以下是一些您应该只发送电子邮件（或即时消息）而不是安排会议的常见情况：

• 您需要团队的反馈。 假设您已经彻底修改了项目计划或提案，并且希望获得团队的反馈。 什么似乎更有效：使用协作工具请求对特定问题的特定反馈，或者坐在会议桌旁漫无目的地一起阅读一叠纸？ 或者，如果您要求对最近面试的候选人提供反馈，该怎么办？ 电子邮件调查非常适合于此。 这里有 12 个免费的电子邮件调查工具，可以让这个过程更加轻松。
• 你需要做一个例行公告。 如果您要介绍一位新的团队领导或宣布一位长期员工的离职，面对面的会议是站立的方式。 但是，如果您只是宣布对公司范围内的密码政策进行调整，或者宣布夏季野餐的日期，那么一封电子邮件就足够了。 如果您担心电子邮件会丢失在杂乱无章的收件箱中，请让您的团队回复一封确认电子邮件，以便您知道谁已阅读并需要跟进。
• 您需要来自团队成员的状态更新。 二十年前，“本周我在做什么”的静坐会议是办公室生活的主要内容。 这既是一次必要的信息交流，也是一次坐下来喝咖啡和与同事交流的机会。 这就是为什么状态更新会议仍然是一个不错的选择，但它远非必要。 每周一次的面对面会议可能是默认设置，但如果您的团队时间紧迫，只需将会议带到协作工具上的专用频道即可。 您甚至可以设置自动提醒。

如果您可以从电子邮件或即时消息中获得与您试图从会议中获得的相同结果，请将会议替换为消息。

3. 这些会议可以合并吗？

现在是周日晚上，您正在经历严重的周日恐惧症。 为了摆脱忙碌的一周，您打开日历，看到接下来五天里散布着令人眼花缭乱的彩虹积木。

有希望地，问问自己为什么要举行其中一些会议，以及是否可以用电子邮件代替其他会议，这会让人群稍微减少一些。

其余的，试着问问自己哪些会议可以合并。 例如，您在周一早上与两位项目负责人快速坐下来讨论数字，然后在周三下午与相同的经理签到，以选择即将举行的项目启动会议的日期。 你为什么不把这两个 20 分钟的会议变成一个 30 分钟的会议？

如果同一周内有两次会议涉及相同的人，并且他们对时间不敏感，则将它们合并。

您甚至不需要 100% 匹配。 如果会议一涉及 A、B 和 C 方，而会议二只需要 B 和 C，则在会议一之后将 B 和 C 拉到一边，并尝试淘汰会议二。

4. 谁需要参加这次会议？

作为一名经理，您可能会认为，解决问题的人越多，您就越成功。 这种方法有其优点，但将所有这些人都拉到会议室进行一小时的头脑风暴并不是解决此问题的有效方法。

在理想的世界中，您可以在每个问题上获得组织中每个成员的最佳输入。

但这就是为什么您拥有协作工具和思想开放的办公环境，让所有员工都能轻松地与管理层分享他们的想法，而不是与更多的人开会。

如果某人不能直接为会议的既定目标做出贡献或回答会议期间可能出现的问题，他们就不应该参加会议。

并且不要因为参加会议的原因而混淆对会议结果的兴趣。 利益相关者可能对会议中做出的决定非常感兴趣，但这并不意味着他们需要每天花一个小时作为决策过程的旁观者。 一封写着“这就是我们的决定”的电子邮件可以在很短的时间内完成相同的工作。

就像第一个问题一样，问问自己为什么要邀请每个人参加会议。 如果你不能为某人想出一个好的答案，把他们从邀请名单中排除出来，给他们 30 分钟的工作日时间。

5. 这个会议需要多长时间？

仅仅因为您将会议室预留了一个小时，并不意味着您需要所有人都坐在那里整整一个小时。 您的团队成员宁愿在家里与家人、宠物和舒适的沙发一起度过空闲时间。

我参加的会议在 30 到 40 分钟后就没有动力了，但在接下来的 20 分钟里，我坐在尴尬的沉默中等待有人试图找到要说的话，只是因为会议已经安排了一个小时。

如果您已经安排了一个小时的会议，并且在 30 分钟后您的事情就用完了，请结束会议并让您的团队重新开始工作。

如果您想稍后添加一些内容，您可以随时向团队发送电子邮件或向团队发送后续消息。 但是，当他们本可以回到他们的工作站完成实际工作时，你永远无法让他们回到你强迫他们坐下来的 20 分钟。

如何召开有效的会议

现在我们已经看了一些办法缩短您的会议安排，下面是关于如何确保三个关键准则，对如何管理小企业你必须尽可能地顺利和有效地会议，从我们的文章会议：

管理小型企业会议的 3 个技巧

1. 提前发送材料。 会议是人们讨论他们对业务决策的看法的时间，而不是了解上个月的销售数据。 作为一般经验法则，如果您在提供信息后不需要任何人说任何话，只需通过电子邮件发送即可。
2. 围绕会议设定明确的时间表。 硬性和快速的议程可能会妨碍有机对话，但为会议的主要部分制定明确的开始和结束时间可以帮助事情保持清晰和重点。
3. 记住，你会再见面的。 仅仅因为有人提出了一个有趣的观点，并不意味着您必须立即在这里解决它。 事情可以转移到下一次会议，转移到电子邮件对话中，或者直接忽略。 如果您参加的会议有计划，请坚持计划。

（来源）

您对运行有效的会议日程有什么建议？

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您还可以在我们的项目管理博客上找到许多其他生产力技巧。 以下是一些最近的文章，可以帮助您入门：

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