使用团队管理软件改善团队协作并取得成功的 3 种方法

团队管理是企业成功的基础之一。 事实上，卓越的人才管理技能被认为是鼓舞人心的领导者的顶级能力之一。

作者 Linda A. Hill 和 Kent Lineback 在他们的着作“成为老板：成为伟大领导者的 3 个必要条件”中甚至将有效的团队管理技能列为成为伟大领导者的首要条件。

管理团队似乎是一个简单而直接的过程。 实际上，这是一个需要在微观和宏观层面解决的多层次挑战。

一个伟大的团队领导者会把握团队的能力，并激励人们更好地完成工作，不断挑战他们达到新的高度。 为了在整个过程中实现共同目标并相互支持，团队需要一种比 Excel 电子表格和 Slack 消息更进一步的协作方式（不要误会。我们仍然爱你，Slack）。

在笔记和电子表格失败的地方，团队管理软件进入了游戏。 这些应用程序对项目管理工具的最大好处取决于团队的目标、工作范围和其他因素，例如团队成员的数量以及之间的层次结构和关系。

工作管理软件的普遍优势包括许多。 首先，我们将讨论精心挑选的工具如何增强所有特征的团队之间的协作和沟通。

继续阅读：提高团队合作效率的 26 种快速方法

更高层次的合作

我们都知道在办公室忙碌的一天是什么样的。 你开始着手一项已经被搁置一周的任务，突然间人们开始提出各种各样的问题，考虑到你们的共同项目。 结果？ – 没有人完成任何事情。

有组织的沟通是运转良好的团队机器不可或缺的要素之一。 虽然会议经常无法达到预期的结果（它们被认为是工作中最大的浪费时间）并且一对一的对话会占用太多时间，但团队协作软件有助于解决这个永恒的问题。

但即使是像 Slack 这样的团队协作软件，也应该以更有条理的方式使用。 如果同事的问题和评论仍然会分散其他人的工作注意力，那么切换到 Slack 是没有用的。 我们建议每个团队负责人每天应该安排一到两个小时，让团队成员可以互相提问和讨论他们的项目。

正如一位 Google 员工在给同事的一封信中所建议的那样，我们每天至少需要给自己几个小时的“腾出时间”。 他所说的“腾出时间”指的是我们可以自由地专注于基础项目而不会被一遍又一遍地分心的时间。

这是这封信中的一段话：

“好的。 好点子。 我会去做 。 . . 你懂 。 . . 之后 。 . . 我开会迟到了。

不，它不能那样工作。 使这个成功的唯一方法是有目的的。 确立实施意向。 您需要准确定义何时何地为您的项目预留 Make Time。”

团队管理软件可以帮助确定与同事协作的时间，同时还提供了在共享日历中预订几个小时以保留个人“腾出时间”（并实际完成一些工作）的机会。

所有团队成员都必须了解“腾出时间”的重要性并尊重他们同事的时间，这一点至关重要。 为了发布公告并制定新规则，团队领导可以使用笔记共享应用程序或许多团队管理工具的共享笔记选项，让他们在共享新闻源中分发最新新闻（或文档）。

阅读更多： 30 款最佳团队管理软件，可最大程度地提高团队生产力

我们已经简要提到了大型团队的微观管理。 通常，领导者犯的最大错误是将团队视为一个整体，而不是将许多具有不同个性和抱负的不同人视为一个整体。

他们不应该受到责备——管理一个超过 20 人的团队没有时间专注于每个人。 除非有一个有用的工具来组织和跟踪每个人的成就和工作进度。

下一代团队管理工具具有以高度有组织的方式管理项目和任务的内置功能。 这包括分配任务和处理共享项目、根据长期目标确定工作优先级以及跟踪每个人的工作进度。

没有一种管理项目和任务的正确方法。 这一切都取决于团队的技能以及项目的性质和范围。

例如，创意机构可能有兴趣跟踪多个项目并根据项目时间向其客户收费。 这意味着创建多个共享项目，并将任务分配给与他们的技能和工作保持一致的人。

通常，团队管理工具用于创建结构化和优先级的任务列表，并以更明智的方式进行协作。 想象一下，与 5 个团队成员一起完成一项共享任务。 当每个人完成他们的分享或进行更新时，每个相关的人都会收到通知并知道他们的立场。

分配任务的机会使团队领导者有权参与每个人的工作并确保一切顺利。 完成任务的记录保存系统还激励团队成员将他们最好的自我带到集合中，因为他们的结果与他人公开分享。

继续阅读：43 款最佳项目管理软件和工具

在成为监视低级别员工的老大哥和激励团队领导之间有一个很好的平衡。 在致力于任何工作跟踪系统之前，管理人员需要清楚地了解这样做的原因和结果。

公开谈论每个人的工作表现和共同成就的一种方式是团队仪表板。 与其他类型的 KPI 仪表板一样，它以业务指标、图表和图形的形式显示实时数据，以便即时了解月度绩效和近期进展情况。 有一些团队管理工具已经包含一个仪表板选项，使数据共享变得越来越轻松。

信息图：为什么你的团队合作不起作用

敏捷数据管理

忘记电子表格。

这是一个很大的承诺。 而且是荒谬的。

即使在今天，不使用任何电子表格来管理数据和项目几乎是不可能的。 但是，您应该知道，近 90% 的企业 Excel 电子表格都包含错误。 这让我们在此过程中犯错误的可能性非常高。

高效的团队管理涉及需要存储的大量论文、电子表格和文档，以便下次查找它们时不会花费数小时的搜索时间。

最简单的方法是在云存储系统中建立一个有组织的文件夹系统，例如Dropbox。 为了更快地访问所有文件，许多团队选择与存储系统集成的协作软件，使文件共享轻松有效。

通常，团队管理工具也提供内置的文件存储系统。 然而，这些都应该有所保留——如果公司决定停止使用该工具会发生什么？ 最佳做法是将所有文件存储在共享的 Dropbox 或 Google Drive 文件夹中，并找到与所选存储系统集成的团队管理工具。

但文件并不是团队领导每天需要处理的唯一数据类型。 除了传统的文件，还有关于每个人的假期、完成的任务和项目、工作时间等数据。这些数据可以被分析和用于提高长期目标的质量和有效性。

许多团队管理工具根据团队成员的共同成就或个人成就生成工作和任务报告。 这些报告可用于更深入地了解占用团队最佳时间的任务、项目和事件的类型。 管理人员发现这些报告在评估特定项目甚至团队的投资回报率时特别有用。

很难说谁从全面的团队管理软件解决方案中受益最多。 在团队领导看来，他们一半的工作量似乎消失了？ 是团队成员拥有更好的协作方式和更多时间专注于他们的项目吗？ 或者是该组织节省了价值数百万美元的资源，否则会分配给错误的目标？

继续阅读：主要的团队协作错误，以及如何避免它们

正确答案介于两者之间。 团队管理工具的各个方面都为所考虑的各方利益服务。

找到合适的软件并度过交易期的前几个月的承诺是非常值得的。 将团队管理软件视为一项长期投资，可在未来几年获得回报。

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