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如何充分利用远程团队 [信息图表]

如何充分利用远程团队 [信息图表]

不久前,团队完全远程工作的想法被认为是后勤方面的噩梦。 监控项目、交换数据和资源或实时共享这些资源只能以最基本的形式进行。 今天的情况正好相反,整个团队,在某些情况下,...

不久前,团队完全远程工作的想法被认为是后勤方面的噩梦。

监控项目、交换数据和资源或实时共享这些资源只能以最基本的形式进行。

今天的情况正好相反,整个团队,在某些情况下,组织在世界不同地区远程工作。

每个人都远程工作的整个企业

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今天,任何规模的企业都可以通过互联网共享员工、软件、研究工具等。 无论身在何处,他们都能够进行沟通、管理和保持责任感。

组织现在意识到,员工完全有可能在不需要实体办公室的情况下高效地工作。

我们在 Mallee Blue Media 的办公室就是一个很好的例子。

这里只有四个人。 其他人都在远程工作。 我的员工分布在西非、澳大利亚、美国和东南亚。

我们可能不共享办公空间,但我们能够共同处理多个项目,沟通和共享资源并按时交付客户项目。

远程劳动力不仅具有成本效益,而且已被证明可以提高员工的绩效。 他们不再需要在上下班的交通上花费数小时。

根据我们过去 10 年的经验,以下是我们用来充分利用远程工作团队的一些工具和策略。

1. 远程规划和报告策略

远程工作时,计划是必不可少的。 团队成员需要有权访问项目工作计划和工作流程,以便协同工作、管理时间、安排资源并按时完成任务。

我们使用的一些工具是通信工具,例如 Skype 和 WhatsApp,用于会议和规划以及提案模板,例如 Qwilr,使我们能够在单个多个事件上进行协作。

奎尔

Qwilr 提供在线活动策划模板,帮助您的团队协调客户和公司活动。 它提供业务、营销和规划模板,以及可以在团队和客户之间传播的许多其他模板。

视频和音频工具使我们能够看到彼此并进行实时交流。

我们的规划和协作工具意味着我们可以快速响应变化、监控我们的员工进度并拦截运行在错误方向上的项目。

有吸引力的报告工具使远程团队保持参与并忠于品牌使命。

我们还在内部报告中使用协作工具。 我们希望我们的远程员工将他们的雇主视为专业机构,从而提高员工的忠诚度。

因此,我们确保我们不仅为客户制作高质量的报告和计划,而且我们自己的内部报告和计划是高质量的、品牌化的并且对阅读和起诉具有吸引力。

通过编写具有视觉吸引力并提供真正有用数据的引人入胜的报告,我们能够吸引团队的注意力并激励他们支持我们的品牌作为一流的装备。 我们还提供人们想要阅读的报告。

2. 简化沟通

我们的远程团队和自由职业者需要能够与三个实体交谈:

  • 其他远程工作者
  • 家庭办公室工作人员
  • 客户

我们不是让每个人都使用他们的个人工具集工作,而是让他们访问涵盖这些通信领域中的每一个的一些关键工具。

新鲜桌面

Freshdesk 是在线交流领域的安静成就者。 它没有 Slack 和 Basecamp 等工具的炒作,但具有将上述所有三种通信需求结合在一起的优势。

FreshDesk 是一个付费工具,但即使是免费版本也很棒,到目前为止它从未让我们失望。

我们所有的客户沟通都来自 FreshDesk。 有了它,我们可以:

  • 安排回复
  • 添加日历条目
  • 在一处本地化所有客户联系数据和文件
  • 团队成员之间的沟通
  • 转移任务
  • 跟踪所有通信的完整历史

它与 Microsoft 应用程序、MailChimp、Google Suite、Shopify、Slack、Magento、WhatsApp、社交媒体等完美集成。

微信

WhatsApp 非常适合小型团队和一对一会议。 WhatsApp 桌面版 Web 应用程序意味着我们可以将事情转移到 PC 上,而不仅限于仅使用智能手机的通信。

借助网页版和桌面版 WhatsApp,我们可以轻松地将所有聊天内容同步到我们的办公机器上,并将这些对话传送到任何兼容设备上。

当我们只想交流一些简短的想法、获取更新或以简化的形式传递一些信息时,它尤其有用。 它可以处理和共享视频、文本、音频,就像 Skype 一样,但在我们看来,延迟更少,更安全。

3. 数据和文件管理

Google Drive 和 Google Suite 是许多企业的热门选择,其受欢迎是有充分理由的。 它无缝、高效,拥有大量非常实用的协作和存储工具。

但是,它不一定是放置您的业务资源和数据的最安全的地方。

首先,您必须假设 Google 可以查看您在这些文件夹中的所有内容,即使它没有将其编入索引。

这对花园苗圃来说可能无关紧要,但对任何数量的企业竞争对手、搜索引擎优化机构和跨国公司来说都可能很重要。

就像 Microsoft 成为恶意软件的目标 9 因此,我们不使用任何 Microsoft 产品一样),Google 可能会被视为黑客的目标——更不用说 Google 自己窥探您数据的动机了。

他们最近的数据泄露只是一个值得关注的例子。 出于这个原因,我们倾向于支持其他可能鲜为人知但非常酷的数据和文档存储工具。

帆布

我们在这里一起协作、存储和完成我们的许多网页设计和平面设计工作。 我们将其用于社交媒体营销、演示、创建 .pdf 文档、徽标等。

Canva 允许简单的协作,因此我们的远程员工可以为客户一起处理图形和丰富的图像项目。 它免费提供了很多东西,包括文件夹、团队、共享和协作——更不用说为满足几乎任何视觉媒体需求而设计的大量配置模板。

保管箱

Dropbox 于 2008 年起飞,至今仍是最大的云服务之一。 是的,我们知道,像谷歌一样,它也遭受了一些自身的不安全感。

但它似乎已经吸取了教训,并且不断壮大。 与 Freshdesk 连接后,Dropbox 使我们能够存储大量客户数据,包括我们的客户站点备份、报告研究等。

它的协作功能意味着我们的团队可以访问相同的数据并按一下按钮。 我们喜欢它可以存储任何内容并且可以与浏览器和桌面应用程序很好地集成的事实。

还可以根据客户项目、工作流程或公司部门创建和链接多个组和团队文件夹。 在我们的案例中,我们拆分了 SEO 服务、咨询服务、网页设计和内容营销服务。

虽然这些“客户类型”是分开的,但总是有很多重叠。 Dropbox 允许我们的远程工作人员跨文件夹连接信息而不会发生冲突。

Dropbox 具有出色的安全性和大量的应用程序集成,因此我们可以在任何其他应用程序中获取我们需要的内容。

为远程团队整理东西

远程团队是现代劳动力的一部分。 随着越来越多的行业将劳动力外包,预计未来 15 至 20 年会出现增长。

我们认为需要在将事情交给他人与维护公司忠诚度和安全性之间取得平衡。 如果您的数据、设计、项目或您能想到的任何其他资产不在您的手中,那么它就在其他人的手中。

在涉及远程团队项目和共享或您的项目以及通常敏感的数据时,安全性、凝聚力和忠诚度应该是任何团队经理列表的首位。

最有可能保持这些忠诚度和员工生产力的工具应该是第一个开始使用的工具。

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资料来源:冠状病毒经济中的远程工作

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[Inforraphic] 为什么公司需要通过团队沟通应用程序重新思考他们的远程团队沟通策略

功能图像 Pexels 许可证 CCO; 最初于 2019 年 6 月 2 日发布; 20 年 3 月 30 日更新了信息图和其他更新; 21 年 10 月 31 日更新以添加混合团队信息图。

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