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高效员工的 8 个秘密

高效员工的 8 个秘密

每个人都希望提高工作效率,但强制远程工作也带来了独特的挑战。 遵循这些秘诀以尽可能提高工作效率。...

远程工作的增加以新的方式挑战了我们的生产力。 使用这些专业提示来超越。

我们都至少知道其中之一……

那位员工总是有一张整洁的办公桌,每天下午 4 点前下班,但仍然设法完成所有事情,然后每个季度都超过目标并获得积极评价。

他们来自另一个星球吗? 伪装成人类的机器人? 他们是不是和魔鬼做了某种交易?

这些都是有趣的想法,但更有可能的是,他们只有一些秘密可以帮助他们成为更有效率的员工。

作为团队领导,对您来说更重要的问题是,您如何让团队的其他成员像您最高效的员工一样工作?

您的团队可以使用更少的资源在更短的时间内完成更多工作。 至于什么在它为您的员工,谁不希望获得更大的成功,并有更多的时间来放松?

高效员工的8个秘诀

如果你能找出你的生产力全明星的一些习惯,以便你可以与团队的其他成员分享这些秘密并赋予他们权力,那会怎样?

好消息:你可以。 为了帮助您入门,我们在下面收集了其中的一些。

但不要只谈论这些做法如何提供帮助。 亲自使用它们以身作则,并展示做出一些小的改变如何产生改变生活的结果。

1. 高产员工先做难事

一些项目经理称之为“吃青蛙”。 但也许是时候和其他这些令人不快的短语一起退休了。

这是一个不那么形象的描述:他们一开始工作(是的,先喝杯咖啡是可以的)高效率的员工从他们的待办事项列表中选择一件事情,这是大多数人可能害怕和推迟的事情天,他们只是这样做。

这可以是安排与经理的会议,向供应商发送电子邮件,给难缠的利益相关者打电话……您明白了。

这并不容易,但重要的是从我们在一项艰巨任务(焦虑、恐惧、自我怀疑)之前获得的负面感觉转变为我们在之后获得的积极感觉(自信、成就感、乐观)。 高效率的员工利用这种动力来推动他们度过一天剩下的时间。

如何以身作则:保留一份待办事项清单,在继续降低悬而未决的果实之前,先完成最难的事情。 这样,当您的一名员工正在为一项艰巨的任务而苦苦挣扎时,您可以讲述您的经历并解释“先做一些困难的事情”的方法如何帮助。

2. 高效员工战略性地休息

在 MLB 本垒打德比期间,参赛者在每 4 分钟的回合中有 45 秒的暂停时间,以重新集结和充电。 最精明的竞争者在他们的步伐开始放缓时战略性地安排他们的休息时间,以最大限度地提高他们的产量。

我们都可以从这种方法中学到一些东西。

除非您是具有计算机辅助焦点的机器人,否则您对细节和警觉性的关注会随着时间的推移而减弱。 当势头开始减弱时,休息 20 分钟可能值得在一天中重新集中注意力几个小时。

根据《今日心理学》的梅格·塞利格 (Meg Selig) 的说法,休息可以改善身心健康,帮助我们做出更好的决定,恢复动力,提高生产力和创造力,并改善记忆力。

如何以身作则:去外面散步,在休息室做填字游戏或数独游戏,或者去喝茶并邀请你的员工加入你的行列。

向他们解释——即使这听起来有悖常理——他们实际上可以通过为短期的战略性工作而提高生产力。 有关实施此方法的简单方法(并避免每 15 分钟工作休息 20 分钟),请参阅下面的秘诀四。

3. 高效员工锻炼和伸展

为了超级生产力的提升,高生产力的员工通过利用休息时间锻炼来结合技巧二和技巧三。

公平地说,在工作日中间不进行完整的 CrossFit 训练有很多很好的理由:三个小时内你都不会停止出汗,即使在洗了个冷水澡之后,你看起来就像是在向所有人炫耀你的同事,或者你把壶铃放在脚趾上,然后在急诊室度过下半天。

但这并不意味着您不能通过快步走或与您的狗一起慢跑、做瑜伽、爬楼梯或在户外进行健美操来快速锻炼心血管。

高效率的员工如何通过放弃电脑锻炼 30 分钟来提高他们的工作效率? 因为经常锻炼已被证明可以提高注意力、记忆力、精神耐力、情绪和创造力。

Self 杂志的 Julia Dellitt 说,在午餐时间进行锻炼使她“成为一名更有效率的员工,更能领导我的团队,最重要的是,整体上压力更小,更致力于锻炼。”

如何以身作则:邀请您的团队举行步行会议,将人工照明的会议室换成户外活动。 如果您的团队是虚拟的(暂时或长期),您可以举行仅音频的头脑风暴,并鼓励参与者戴上耳机散步。让您的团队知道这样做可以挤压锻炼你自己。 借此机会解释一下,即使是轻度运动也可以提高生产力和注意力。

4. 高效员工使用番茄工作法

番茄钟技术中使用的经典番茄计时器(来源

如果您是一位经验丰富的项目经理,您可能已经熟悉番茄工作法。

Francesco Cirillo 在三年前还是学生时开发了这项技术,它仍然是世界上最受欢迎的时间管理方法之一。

番茄工作法是这样工作的:

  • 选择您要完成的任务。
  • 设置一个 25 分钟的定时器——如果你想要真实,你可以买一个番茄定时器,但你手机上的定时器也能正常工作。
  • 完成任务直到计时器响起。 为了让系统正常工作,你必须真正投入 25 分钟的专注工作。
  • 计时器响起时,您可以休息五分钟,走一小段路,吃点零食,或与同事聊聊“天堂中的单身汉”。
  • 每四个循环后(您可以使用记事本、珠子或任何适合您的方式进行跟踪),您可以休息更长的时间(15 到 30 分钟)来锻炼、吃饭或在动物穿越中挖掘一些化石岛。

番茄工作法的美妙之处在于它以非常简单的方式鼓励工作时间和休息时间的健康平衡。

番茄工作法

如果我让你在午饭前坐下来专注于一项任务三个小时,你可能很快就会气馁,让你的思绪四处游荡。 但是,如果我要求专注于同一任务 25 分钟,然后休息一下,那么在整个 25 分钟内您可能会更轻松地提高工作效率。

如何以身作则:购买一盒番茄计时器并将其分发给您的团队——您将拥有一个完美的平台来解释番茄工作法的好处。

5. 高效员工以富有成效的方式结束一天

以吃陈旧的甜甜圈和看猫视频 45 分钟来结束工作日的员工并没有在第二天带来任何生产力动力。 他们离开工作时感觉效率低下和迟钝,并且可能在整个晚上的剩余时间里都为此而自责。

早上,他们必须奋力追赶,到下午中旬就会筋疲力尽,然后循环往复。

“如何结束一天至关重要,因为这与你如何开始第二天有很大关系,”职场专家兼作家林恩泰勒告诉福布斯

“它们就像第一印象和最后印象,对您对工作的看法、态度和生产力水平产生巨大影响。 一天的结束为明天奠定了基础,而一天的开始则为今天奠定了基础。”

高效率员工的目标是在一天结束时完成一项可管理的任务,而不是拖着自己跨过终点线。 这样,他们可以带着成就感而非自责感关闭计算机,并将这种势头带到明天。

如何以身作则:在与团队共度欢乐时光之前,完成所有未完成的任务并更新您的待办事项列表。 在您的协作频道上解释:“嘿伙计们,我刚刚完成这封电子邮件并更新我明天的待办事项清单,然后我会加入你们!”

你不必为此炫耀,但你可以解释这样做是如何帮助你在整个星期保持动力的。

6. 高效员工改变空间以改变思维方式

在家工作给每个人带来了独特的挑战,但有些人比其他人有更多的选择。 例如,如果您有一个专用的家庭办公室,配有可调节的办公桌、双显示器和备货充足的咖啡机,那么您就有了一个不错的设置。 另一方面,如果您现在每天在一间小型单间公寓中度过 23 小时,那么您就有了一个很好的设置,可以让您精疲力竭和崩溃。

这就是为什么将您的工作空间和休息空间分开如此重要的原因,即使您没有足够的空间。 如果您尝试在床上或沙发上工作,您会 (A) 更容易被其他干扰因素所吸引,例如看电视或打盹,并且 (B) 在当晚晚些时候关闭您的“工作大脑”时会遇到更多困难你想放松一下。 如果在整个工作日腾出您最喜欢的座位的想法听起来很残酷,请记住休息一下是可以的(请参阅秘诀 2 和 4),如果在沙发上休息最适合您,那就去做吧(只要确保它不会变成 3 小时的“休息”)。

您可能需要发挥创意。 在我的一间卧室的公寓里,我在餐桌旁工作时,我妻子将她的办公桌放在卧室的角落里。 我有一个同事,他的办公桌放在车库里。 如果您在 COVID-19 关闭后的未来阅读本文,您可以将您的作品带到咖啡店或图书馆。

如何以身作则:召开视频会议时,请确保您处于有序的空间中,无论是您的家庭办公室、餐厅还是天气好的时候您的后院露台。 如果你坐在躺椅上开会,背景是半满的麦片碗和一堆脏衣服,你的同事会认为你已经不在乎了。

7. 高效率的员工利用技术来发挥自己的优势

如果您在工作效率方面遇到困难,您可能会因为缺乏纪律或无法集中注意力而责怪自己。 但也有可能是您的工具阻碍了您的发展。

根据 Gartner 最近的一项快速民意调查(客户可获取完整报告),“54% 的人力资源领导者表示,远程工作的技术和/或基础设施不佳是他们组织中有效远程工作的最大障碍。”

如果切换到远程工作使您无法使用外接显示器或鼠标,并且您正在努力按照以前的方式工作,请咨询您的 IT 部门,看看他们是否可以为您提供这些提高效率的工具。 问一问总无妨。

诊断您已经拥有的事物的技术需求很容易。 但是,如果您一开始就没有它,您怎么知道您错过了什么? 对于软件问题,您可以要求 IT 部门审核您的系统,以确保您拥有所有必要工具的更新版本。 他们应该能够为您的家庭办公室提供与他们在现场(在合理范围内)相同的支持。

除了所需的软件之外,向同事征求他们对技术工具的建议也可以帮助他们提高生产力并采用对你有意义的工具。

您如何以身作则:与您的团队分享您的技术成果。 这可能意味着让你的同事知道你可以从办公室拿起外接显示器带回家,或者说“嘿伙计们,我发现了这个很棒的空闲时间拳击应用程序,它真的帮助我在整个过程中安排了我的日程安排日。”

8. 高效员工利用团队的力量

说到向同事寻求帮助,提高工作效率的最佳方法之一就是利用您的团队。 这并不意味着整天与您的同事聊天或将您的所有任务分配给其他人。 如果您试图孤立自己以提高工作效率,那么您就是在为失败做好准备。

研究表明,当我们与朋友一起工作时,我们的工作效率会更高。 当然,这已经被 COVID-19 复杂化了,但幸运的是,有很多工具可以让虚拟会议变得轻而易举。

众所周知,太多的会议可能会造成干扰,因此请务必使用您的协作工具解决一次性问题和不太正式的对话。

如何以身作则:不要只是等待某人建议下一次虚拟咖啡补习或通过在您的协作工具上提出问题来打破沉默,自己做。 不过要注意别人的时间。 每天早上安排一个小时的咖啡聊天可能有点过头了。

你的生产力秘诀是什么?

通过鼓励您的团队以积极的态度开始新的一天,定期休息,锻炼,沟通并以积极的方式结束一天,您可以确保您的整个团队像您最高效的成员一样表现。 即使他们只了解其中的一些秘密,您也会看到切实的改进。

您从效率最高的员工那里发现了哪些秘密? 不要把它们留给自己并在评论中分享!

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